عندما تكون الأعمال قليلة أستعمل جدول إدارة الوقت وفق
الفترات .
مثل أعمال الفترة الصباحية أو فترة بعد الظهر أو خلال الأسبوع.
معنى إدارة الوقت
إدارة الوقت هي عملية تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين الأنشطة المختلفة، وعند إدارة وقتك بشكل صحيح فسوف يجد أنك قادر على إنجاز مزيد من الأمور في وقت أقل وحتى عندما يكون الوقت ضيقًا والضغوط عالية.
فوائد إدارة الوقت
إن التخطيط الجيد يعتمد بشكل أساسي على حسن إدارة الوقت
عندما تعرف كيفية إدارة وقتك بشكل فعال ، يمكنك أن تصبح أكثر إنتاجية
إدارة وقتك بشكل جيد تجعلك تحت ضغط أقل ويقلل من شعورك بالتوتر
يزيد من فرص تقدمك سواء في حياتك العملية أو الاجتماعية وحتى في العبادات
بشكل عام ، تبدأ في الشعور بمزيد من التحكم ، مع الثقة في اختيار أفضل طريقة لاستخدام وقتك.
يساعدك في تحقيق التوازن بين المهام الدراسية والعلاقات الأسرية والوقت المخصص للعبادة ووقت الراحة والرياضة والهوايات.
طرق تقسيم الأعمال
يتم تقسيم الأعمال من حيث الأهمية إلى:
أعمال مهمة عاجلة.
أعمال مهمة غير عاجلة.
أعمال غير مهمة عاجلة.
أعمال غير مهمة وغير عاجلة.
أعمال مهمة عاجلة: يجب تنفيذها الآن، مثل اصطحاب الطفل المريض إلى المستشفى، أو إرسال طلب الوظيفة قبل الساعة الثالثة مساءًا.
أعمال مهمة غير عاجلة: تتطلب سرعة التنفيذ ويجب أن تركز على إنجازها في أقرب وقت، مثل الاتصال بطبيب الأسنان لحجز موعد أو الرد على بريد إلكتروني بشأن عمل عليك إنجازه الأسبوع القادم.
أعمال غير مهمة وعاجلة: وهذه الأعمال التي يمكنك تأجيلها لحين الانتهاء من الأعمال الهامة أو حتى الاستعانة بشخص أخر للقيام بها، مثل قص الأعشاب في الحديقة
أعمال غير مهمة وغير عاجلة : وهذه الأعمال يمكنك تأجيلها إلى نهاية الجدول أو حتى حذفها في حال عدم توافر وقت لها أو كان جدولك مزدحم، لأنها غالبًا تكون أمور ترفيهية مثل مشاهدة برنامج في التلفزيون أو تصفح السوشيال مديا أو ما شابه.
طرق إدارة الوقت
وفق التوقيت الزمني
إدارة الوقت وفق الفترات
إدارة الوقت وفق الفصل الدراسي
إدارة الوقت وفق التوقيت الزمني : يجري ترتيب الأعمال ترتيبًا دقيقًا حسب التوقيت الزمني لليوم بالساعات والدقائق.
إدارة الوقت حسب الفترات: يمكن أن تكون الفترات يوم أو أسبوع أو شهر أو حسب فترة الصباح أو الظهر أو المساء وذلك عندما تكون الأعمال قليلة.
ترتيب الوقت وفق الفصل الدراسي: يكون تخطيط الأعمال فيها حسب الفصل الدراسي بالأسابيع .
خطوات ترتيب الوقت
تحديد الأولويات
تحديد الزمن
الجدولة
تحديد الأولويات: يمكنك تحقيق المزيد عندما تبدأ في تخصيص الوقت للأشياء الصحيحة، لكن كيف تعرف ما هي الأوقات الصحيحة للأمور المختلفة أو بمعنى أخر كيف ترتب أولوياتك.
هذا يعتمد على تقسيم مهامك ثم تصنيف كل مهمة وفقُا لأهميتها (العاجلة وغير العاجلة، والمهمة وغير المهمة).
تحديد الزمن: قد تعرف ما عليك القيام به ولكن متى يجب عليك القيام بذلك التوقيت هو كل شيء، في عملية إدارة الوقت.
إذا كان هناك تضارب بين المهام أو أمامك فرصة لتختار من بين عدة مهام في توقيت واحد، فسيكون من المفيد إنجاز المهام الصعبة بينما لا تزال تشعر بالانتعاش وحددها كمهمة صباحية .
إعداد جدول : يمكنك استخدام العديد من الأدوات لجدولة مهامك، بداية من الأوراق وحتى تطبيقات الهاتف أو الكمبيوتر، أو مفكرة الجيب أو غير ذلك.
وقبل إعداد الجدول يمكنك أن تقوم بتدوين كل مهمة يجب عليك أدائها، وقد يساعدك التدوين على ترتيب أولوياتك بشكل أفضل.
ومن المهم عند اختيار أدوات الجدولة أن تتبع الآتي:
قم دائمًا بتسجيل معلوماتك على الأداة نفسها. تدوين الملاحظات في مكان آخر والتي يجب نقلها لاحقًا غير فعال ويضيع المزيد من الوقت.
راجع أداة التخطيط الخاصة بك يوميًا، لتعرف ما هي مهامك لهذا اليوم.
احتفظ بقائمة أولوياتك في الأداة التي استخدمتها للتخطيط وقم بالرجوع إليها عدة مرات في اليوم.
حافظ على مزامنة أدوات التخطيط، إذا احتفظت بمهامك في أكثر من أداة جدولة على سبيل المثال كنت تستخدم مفكرة الجيب وفي نفس الوقت تقوم بجدولة المهام على الهاتف ، فتأكد من تطابق هاتفك والكمبيوتر وأدوات التخطيط الورقية.
احتفظ بنظام النسخ الاحتياطي، حيث يمكن أن تكون التطبيقات الموجودة على هاتفك أدوات تخطيط رائعة، لكنها قد تتعرض للضرر أو للتلف لذلك من المفيد أن تحتفظ بنسخة احتياطية من جداولك .
وتذكر أن الجدولة هي أكثر من مجرد تسجيل ما يجب القيام به ، على سبيل المثال ، الاجتماعات والمواعيد، تأكد من تخصيص الوقت المناسب للأشياء التي تريد القيام بها.
وتتطلب الجدولة الفعالة أن تعرف نفسك حيث يجب أن يساعدك سجل الوقت في تحديد الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية وتنبيها ، ووضع خطط لمهامك الأكثر صعوبة عندما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة، وخصص وقتًا لأنشطتك ذات الأولوية القصوى أولاً مع الحرص على منع حدوث أي انقطاعات خلال هذا الوقت لأن الانقطاع قد يمنعك من متابعة أداء المهام مرة أخرى. [1]
تطبيقات إدارة الوقت
يمكنك الاستعانة ببعض تطبيقات الهاتف لتتبع وقتك وإدارته، ومن أمثلتها:
موقع actiTIME: وهو موقع مدفوع لكنه يعطيك نسخة مجانية لمدة 10 أيام.
Toggl Track : وهو تطبيق لتتبع الوقت مناسب للاستخدام الشخصي أو إذا كنت تعمل مع فريق عمل صغير.
todo.vu: هو تطبيق شامل لإدارة الوقت وإعداد الجداول الزمنية، سواء للأفراد أو للمؤسسات.
timewerks: تطبيق تايم ويكر هو تطبيق للجدولة لهواتف أبل، وهو مناسب للأفراد وأصحاب الأعمال الصغيرة أيضًا الذين يحتاجون لإدارة الوقت بشكل جيد