يفضل تسمية الملفات بأسماء فريدة تتناسب مع محتواها

يفضل تسمية الملفات بأسماء فريدة تتناسب مع محتواها

هناك مصطلحات لتسمية الملفات وتعتبر هي أهم طرق العمل الذي يحدد تسمية الملفات الرقمية، بشكل وصفي دقيق ومتسق، فهي توفر معلومات حول الملفات ومحتواها وتوضح في نفس الوقت كيفية الربط بين الملف والملفات الأخرى، مما يساعد على تنظيم وتنسيق العمل والدراسة بشكل مناسب، فبمجرد أن ينضبط Yسم الملف في التسمية الخاصة به، فلن يكون من المهم البحث عن مكان الملفات، لأن بنية المجلد يمكن الوصول لها بسهولة من تسمية الملف.
من الرموز الغير مسموح استخدامها في تسمية المجلدات والأرقام

تجنب الأحرف والمسافات الخاصة (Avoid special characters and spaces).
لا يتم استخدام كلمة نهائي (Donot use the word final).
تجنب الأحرف والمسافات الخاصة (Avoid special characters and spaces): من الأفضل تجنب بعض الأحرف مثل ~! @ # $٪ ^ & * () `؛ <>؟ و [] {} “” مع عدم استخدام مسافات، فلن يتم التعرف على أسماء الملفات التي تحتوي على المسافات، ولهذا يمكن استخدام بدائل مثل النقاط السفلية (مثل file_name.xxx)، شرطات (مثل file-name.xxx)، فصله (على سبيل المثال ، اسم الملف. xxx)، الأصفار في الترقيم بشكل متسلسل، وعند استخدام الترقيم التسلسلي، يمكن إضافة أصفار تبدأ من 0 إلى 9 للحفاظ على الترتيب الخاص بالأسماء والملفات.
لا يتم استخدام كلمة نهائي (Donot use the word final): لا يتم استخدام كلمة نهائي، في إسم الملف، لأنه من المصطلحات الضعيفة، في تسمية الملفات ويعاني الطلاب من تلك المشكلة في مهامهم الدراسية، ومع اكتساب الخبرة يبتعد الطلاب عن استخدام أسماء الملفات بشكل لا تناسب محتواها، لأن النسخة النهائية يمكن أن يتم تعديلها في أي وقت، مما يسبب التشتت.
قواعد تسمية الملفات والمجلدات

استخدام معرف فريد (Use unique identifier).
احتفظ بأسماء الملفات وصفية (Keep file names descriptive).
استخدم الأحرف الصغيرة (Use lower case).
اجعل أسماء الملفات قصيرة (Keep your file names short).
استخدام معرف فريد (Use unique identifier): يمكن أن يبدأ إسم الملف بأسماء مكونة ذات دلالة على الملف، فيمكن أن يكون الأسم متعلق بمشروع أو رقم أو معلومات إنشاء، ويمكن استخدام بيانات التعريف الخاصة من شهر وسنة ويعتبر هذا التنسيق من المعايير الدولية التي تسمح بفرز الملفات عن طريق الترتيب الزمني، خاصة عندما يكون التاريخ متواجد كإسم للملف، كما سيساعد على تحديد موقع الملف سواء صورة أو مقطع فيديو.
احتفظ بأسماء الملفات وصفية (Keep file names descriptive): وهي من أفضل الطرق وأكثرها مهارة، أشاد بها الكاتب المعروف ديفيد سبارك (David Sparks)، مؤلف كتاب بيبرليس (Paperless)، فتسمية الملفات تساعد على الوصول السريع للمحتوى مهما كان الشخص الذي يستخدم جهاز الحاسب لديه الكثير من المهام، ولهذا يجب أن يتم اختيار أسماء الملفات دون تشفير ليسهل التمكن من تذكرها وقراءتها.
استخدم الأحرف الصغيرة (Use lower case): عند البدء في كتابة الأحرف الكبيرة في حفظ الملفات، سيسبب عدم اتساق في الأسماء، وسيحدث تأخير عند البحث عن الملف بشكل سريع، ولهذا يجب استخدام الأحرف الصغيرة.
اجعل أسماء الملفات قصيرة (Keep your file names short): من الأفضل أن تكون الملفات لها أسماء قصيرة، أي أقل من 20 حرف، وفي العادة يكون الحد الأدني للمعلومات المتواجدة في الملف هو إسم من أسماء الملف للتذكرة به، أي يتم اختيار أسماء لها دلالة لتذكر بمحتواها[1].
معايير تسمية الملفات

فائدة الملفات (Folders What Are They Good For).
هيكل الدليل المتسق (Consistent Directory Structure ).
تصميم هيكل دليل موحد (Designing a Unified Directory Structure).
فائدة الملفات (Folders What Are They Good For): وجد في عالم الملفات الفعلية، أن المجلدات مفيدة من أجل تنظيم أي مستندات، مما يساعد على عدم تكرار المعلومات لأكثر من ملف، ولها يمكن إنشاء ملف منظم للغاية وهادف بإستخدام الملفات أو المجلدات، وهي طريقة مستخدمة في أجهزة الحاسب من أجل التتبع والعثور على الملفات الهامة، ورغم ذلك تعتبر الملفات من الأمور المحدودة في التنظيم، خاصة مع الأمور المتعلقة بإدارة الشركات أو العملاء أو المشاريع، فالأمر يحتاج إلى تصنيف الملفات وموضوعها وإلى جانب ذلك هناك معلومات تعتمد على بيئة المجلد فمثلاً عند إزالة صورة من الملف ووضعها دون تسمية لن يتم تذكر معلومات الصورة بشكل واضح، مما يسبب فقدان المحتوى والمعلومات.
هيكل الدليل المتسق (Consistent Directory Structure ): عند القيام بترقية برامج أجهزة الكمبيوتر، يجب حفظ الملفات الهامة في حافظة أو فلاشة، ولكي يتم ذلك يجب أن تكون الملفات محددة ومفردة ليست عبارة عن مجلدات ويتم تسميتها بأسماء فريدة توضح الغاية منها، وهنا تحتاج الملفات إلى هيكلية لتخزين الصور والملفات الكتابية، بشكل سلس يساعد على الحصول عليها بسهولة، مع التأكد من استقلالها داخل وسيط التخزين، أي يتم تقسيم الملفات الخاصة بالصور بشكل مفرد، والملفات الخاصة بالبرامج الكتابية بملف مختلف.
تصميم هيكل دليل موحد (Designing a Unified Directory Structure): هناك بنية محددة يتم استخدامها وهي القيام بترتيب المجلدات بشكل أبجدي، وعلى سبيل المثال يجب تحديد أنواع الملفات التي يجب وجودها معاً، وتكوين الملفات بأسماء فريدة تعبر عن العمل فإذا كانت الملفات متعلقة بمشروع عقاري، يجب اختيار أسماء فريدة للملف من المشروع نفسه كإسم الكومباوند مثلاً، وملف بإسم العاملين في الموقع الخاص بالمشروع، مع إدراج صور المشروع وصورة من رسوماته في ملف خاص يحتوي عل الصور بصيغة (jpg أو npg)، مع التأكد من تخزين تلك الملفات في إحدي أماكن تخزين البيانات في الحاسب سواء المعرف (D أو E) للتأكد من الاحتفاظ بها.[2]
اسم الملف يتكون من

ملفات الصور (JPEG أو JPG) .
ملفات برنامج الورد (Word document DOC and DOCX).
ملف جدول بيانات (Microsoft Excel ).
اسم الملف يتكون من حروف وأرقام أو أسماء تعبر عن نوع الملف حسب الإستخدام نظراً، لتعدد أنواع الملفات المستخدمة في الحاسب الآلي، ويجب عند تنسيق الملفات على جهاز الحاسب الآلي ترتيب البرامج المستخدمة على هيئة ملفات لكل برنامج.
ملفات الصور (JPEG أو JPG) : وهذا النوع من الملفات هو الأكثر شيوعاً، ويمكن أن يتم استخدام هذا الملف ليساعد على إرسال الملفات على هيئة صور في العمل، من خلال وسائل التواصل الاجتماعي أو الإيميل، لأن هذا الملف يقوم بضغط الصورة وفي نفس الوقت يحافظ على الألوان والرسومات بشكل واضح، حتى لو تم حفظ الصور عدة مرات، تحتفظ الصورة بجودتها.
ملفات برنامج الورد (Word document DOC and DOCX): يتم تنسيق هذا الملف كنوع من الملفات القياسية، التي تساعد على حفظ المستندات ومعالجة الكلمات ويتم استخدام هذا البرنامج، من أجل إرسال الملفات واستلامها، ويمكن أيضاً التعديل والتنسيق في الملف.
ملف جدول بيانات (Microsoft Excel ): وهي من أهم الأنواع الشائعة التي تستخدم في الأعمال، عند استخدام جداول البيانات أو الرسوم يمكن حفظ ومشاركة الملفات بهذا البرنامج، وله استخدامات متعددة لحفظ الأرقام والمعلومات.[3]

المصدر : منتديات عبق الياسمين

 

أنا إنسانه صاحبة فشل ذريع
في الإستسلام مع كل نسمة هواء يشتد تفاؤلي
مع كل شهيق و زفير تشتد صلابة أضْلعِي..
كلما إزداد ثقل العالم على أكتافي..
زاد تالقي كلما تضاعف عدد أعدائي
تضاعفت ضحكاتي
.....
حميريه من نسل قحطان

كل عام وانتي مصدر السعاده
والفرح لقلبي (عيون الريم)
بحبك ياقلبي )